Cloud: đám mây điện toán giúp lưu trữ dữ liệu hiệu quả

Từ những ngày giữa năm 2012 Google Drive được ra mắt và ngày càng phát triển rộng khắp với lợi thế là ứng dụng “con” của “ông trùm” Google. Thế nên, chắc chắn rằng ai trong mỗi chúng ta đều đã quá quen thuộc với ứng dụng Google Drive với tính năng lưu trữ dữ liệu hiệu quả bên cạnh hàng loạt phần mềm, ứng dụng hiện có trên thị trường công nghệ.

Thế nhưng, trong điều kiện nền công nghệ ngày càng có nhiều bước tiến triển vượt bậc thì ứng dụng hoàn hảo này đang có dấu hiệu được mang ra so sánh với nhiều ứng dụng khác nhau, và một trong số đó phải kể đến ứng dụng Cloud. Cloud được biết đến là một công nghệ lưu trữ loại bỏ hoàn toàn yếu tố vật lý và thay vào đó chúng ta sẽ làm việc với những đám mây điện toán.

Giống như việc bạn lưu giữ dữ liệu, hình ảnh, video như Google Drive, Cloud được xem là một hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu và điều hành quản trị công việc toàn diện và chuyên nghiệp, phần mềm được thiết kế một cách khoa học với đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản, điều hành công việc trực tuyến trên mạng máy tính. Việc sử dụng ứng dụng Cloud trong Công ty sẽ góp phần giúp “đương sự” quản lý dữ liệu của mình một cách bảo mật, hiệu quả ngoại trừ việc chính bạn thực hiện việc chia sẻ thông tin cho người khác, tuy nhiên quá trình chia sẻ cũng được đảm bảo tính an toàn, bảo mật tuyệt đối.

Với Cloud, bạn hoàn toàn có thể truy xuất dữ liệu của mình ở bất kỳ nơi đâu, bất cứ lúc nào mà không cần quan tâm máy chủ đang nằm ở đâu, điều mà các máy chủ vật lý chắc chắn không làm được. Tất nhiên rằng đây cũng chính là tính năng hoàn hảo nhất để đặt lên bàn cân so sánh giữa Cloud và Google Drive khi sử dụng trong phạm vi của một Công ty với quy mô hàng trăm nhân viên như MicZone. Thế nhưng, để thống kê số lượng người sử dụng Cloud hiện nay tại MicZone nhiều người đã không khỏi ngạc nhiên vì tỷ lệ nghịch của nó so với các tính năng mà ứng dụng Cloud mang lại cho người sử dụng. Có thể nói, một trong những ảnh hưởng đến việc số lượng nhân viên sử dụng ứng dụng Cloud còn hạn chế là vì những thông tin về phần mềm này chưa được phổ biến rộng rãi, rất mong là bài viết sau đây sẽ giúp mọi thành viên tại MicZone có thể hiểu rõ hơn về Cloud cũng như việc nhanh chóng áp dụng phần mềm này vào quá trình làm việc của mình.

Hướng dẫn cách cài đặt và đăng nhập vào Cloud của Công ty:

  • Đăng nhập vào https://cloud.miczone.vn/login sau đó tạo tài khoản cá nhân bằng cách nhập địa chỉ Email của công ty cấp (…@miczone.vn), mật khẩu cũng là tên Email. Ví dụ: email của tôi là chittc@miczone.vn thì username: chittc@miczone.vn, password: chittc@miczone.vn
  • Đổi mật khẩu sau khi login lần đầu tiên
  • Ứng dụng Cloud không hỗ trợ việc xác nhận mật khẩu nên khi nhập người dùng nên cẩn thận trong việc nhập mật khẩu tài khoản.

  • Tiến hành cài đặt phần mềm Cloud trên máy tính bằng cách tải ứng dụng quản trị những thông tin qua Dekstop sau khi đăng nhập thành công.

  • Sau đó chọn hệ điều hành, ví dụ chọn Windows bằng cách nhấp biểu tượng như bên dưới hình ảnh để tải về.

  • Sau khi tải về, cài đặt như một phần mềm bình thường bằng cách nhấn Next.

  • Nếu chọn toàn bộ dữ liệu cần đồng bộ trên Cloud thì chọn Sync everthing from sever. Ngược lại, nếu chọn một loại dữ liệu cần đồng bộ thì nhấn vào Choose what to sync sau đó nhấn Conect. Để mặc định dữ liệu chứa trên Cloud, cuối cùng nhấn Finish.

  • Vào My Computer chọn ownCloud vừa mới tải về, tạo tập tin thì những thông tin ấy sẽ tự động bị đẩy lên “đám mây” ví dụ như hình ảnh minh họa bên dưới.

  • Sau khi tập tin được tạo xong thì nó sẽ được tự động đẩy lên máy chủ “đám mây” của mình ngoài màn hình Dekstop. Thao tác như hình ảnh bên dưới để kiểm tra xem dữ liệu mà mình tạo đã được đồng bộ với “đám mây” Cloud chưa.

  • Trở về Cloud cá nhân bạn sẽ thấy được tập tin mình vừa tạo được đẩy lên.

  • Cách đổi mật khẩu khi lần đầu đăng nhập Cloud

Đăng nhập vào Cloud cá nhân, nhấn vào mục Cá nhân và tiến hành thay đổi mật khẩu tài khoản để đảm bảo tính bảo mật thông tin đến mức tối đa trong môi trường tập thể.

  • Kéo thả dữ liệu từ bên ngoài vào Cloud cá nhân

  • Cách chia sẻ dữ liệu cho người khác có cùng tài khoản Cloud

Khi bạn muốn chia sẻ dữ liệu đã tạo với bất kì một ai khác có cùng tài khoản Cloud chỉ cần nhấp vào biểu tượng chia sẻ, nhập tài khoản được chia sẻ. Bạn có thể đặt mật khẩu để bảo vệ thông tin cần chia sẻ hoặc ngày kết thúc. Sau đó copy link hiển thị ở mục chia sẻ liên kết dán vào ô liên kết email cá nhân như hình ảnh minh họa.

  • Nói về tính năng của ứng dụng Cloud thì có tóm gọn lại là:

Cloud là xu hướng mới hiện nay không chỉ ở các nước phát triển trên thế giới mà ở Việt Nam, xu hướng đổi mới hiện đại hóa văn phòng, công tác hành chính tại các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp cũng đang diễn ra rất mạnh mẽ và toàn diện. Có thể điểm qua một vài lợi ích cơ bản của ứng dụng này trong quá trình làm việc thường ngày như sau:

  • Lưu trữ dữ liệu không giới hạn, thế nhưng nó lại phụ thuộc vào dung lượng lưu trữ của host bạn.
  • Tạo không giới hạn người dùng, và phân quyền cho họ.
  • Hỗ trợ client dành cho Windows, Mac OS, iOS và Android.
  • Xem trước nội dung các tập tin nhanh chóng như hình ảnh, tài liệu, audio, video…
  • Hỗ trợ tạo liên kết chia sẻ công khai và đặt mật khẩu, thời gian hết hạn cho liên kết.
  • Bảo mật tốt trong quá trình quản lý cũng như chia sẻ dữ liệu.

Thay vì việc lưu trữ và chia sẻ các dữ liệu thường ngày phải thông qua phần mềm Google Drive, Cloud giúp bạn đồng bộ hoá dữ liệu trên máy tính của bạn vào một kho chứa trên máy chủ “đám mây” và bạn có thể dễ dàng sử dụng các dữ liệu một cách hiệu quả trong môi trường sử dụng Email nội bộ của Công ty cung cấp, không những mang nhiều tính năng cho người dùng mà Cloud còn được biết đến là ứng dụng có thể chia sẻ dử liệu một cách bảo mật nhất có thể.